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【主催者向け】(4)セミナー開催前に確認したいチェック項目【会場選び】

2020.09.03

セミナー主催のための、会場探しのポイント!

第4弾は『設備・備品について』
これまでの記事は目次から飛べるので、まだ読んでない方はどうぞ!
 
 

目次
1.立地について
2.会場について
3.プロジェクターについて
4.設備・備品について ←今回はコレ!
5.サービスについて

 
 
 
さて、『設備・備品について』ですが、会場によって違いがあるのでしょうか?
もちろん、あります。
それはまず、会場の収容人数による違いです。
たくさん入る部屋にはそれに合わせた備品を、少人数の部屋でも同じことです。

また、会場側がどのような利用を想定しているのかにもよります。
単純に会議を想定している場合は、シンプルな設備となりますが、
イベントスペースとしての利用も想定している会場であれば、こだわりの機材があるでしょう。

皆さんはどんなセミナーを開催しますか?
まだこれから考えるという方は、いろいろイメージしながら読んでみてくださいね!
 
 
 

4.設備・備品について

ホワイトボード

セミナーではよく使いますね!
ほとんどの会場に準備されています。
気になるとすれば、大きさや数ですね。

セミナーによって、ホワイトボードをメインで使う場合と、メモ書き程度で使う場合とあります。
メインで使いたくさん書く場合は、大きいサイズのホワイトボードが必要になります。
サイズが小さいと書いては消し、書いては消しで忙しいです。

また、会場によっては複数台置いてあるところもあります。
そのような会場では、1枚は話しながら書く用、1枚はセミナー前に事前に書いて置く用、なんて使い方もできますね!

少し変わった所だと、壁に紙を貼ってホワイトボードとするところや、
壁自体がホワイトボードになっていて、大きく広々と書き込めるなんていう会場もありますよ!

ご自身のやりたいセミナーで使いやすいホワイトボードがあるか、追加料金が掛かるのか、事前に確認しましょう!
 

 
 

マイク・音響

参加者の数にもよりますが、必須ともいえる備品ですね!
これはまず会場にあるでしょう。

マイクについては、有線なのか、無線なのか
それぞれ本数は何本あるのかを確認しましょう。

参加者に発言を求める場合は、無線マイクがある方が便利です。
その場合は、参加者にマイクを届けるスタッフも必要になりますね。

少人数だから、マイクはいらない!という方も、音響の確認が必要なケースがあります。
例えば、始まる前の時間や、間の休憩時間でBGMをスピーカーから流したり、
セミナー中に、映像やパワーポイントを使う際に、音を流す必要があったりしますね!
イヤホンジャックの接続で使えるか、確認しましょう!
 

 
 

撮影機材

最後にお伝えするのは、撮影機材です。

セミナー風景を撮影しますか?
または、WebでLIVE配信したり、後日DVD・BD化して販売しますか?

もしそのような活用を考えているのなら、撮影機材のある会場が便利ですね!
一度のセミナーに、現地に足を運んで参加する方と、オンラインで参加する方が両方いるタイプの
ハイブリッド開催が増えてきています。
会場もニーズに合わせて、カメラや大型モニターなどを準備しているところが少なくありません。

もしLIVE配信やオンライン参加を考えている場合は、事前に会場と細かく打ち合わせしましょう。
当日の急なトラブルに対応できるような経験値のある会場なのか、確かめるためにもいろいろと質問をしておくのがいいでしょう。

LIVE配信やオンライン参加の場合は、ネット回線の確認が必須です。
有線の方が安定しますが、Wi-Fiでもできます。
回線速度をチェックしましょう!
上り(アップロード)が5Mbps以上あれば、とりあえずは大丈夫でしょう。
配信元のPCのスペックも重要なので、会場でデスクトップPCが借りられる場合は、利用することをオススメします!

ネット回線の利用は無料の会場がほとんどですが、撮影機材の利用については、料金の確認をしましょう。
また、録画をする場合は、保存方法やデータの受け取り方法なども事前に確認が必要です。

 
 
 
今回のトピックはここまで!
セミナー開催においての設備・備品について気を付けるべきチェックポイントいかがでしたでしょうか?

次回は『サービスについて』です!
最後まで読んでいただき、ありがとうございました!
 
 

まとめ

☑ホワイトボードのサイズと台数
☑有線マイク・無線マイクの本数
☑スピーカーの接続
☑撮影機材はあるか
☑配信に対応しているか
☑回線速度は充分か
 

第3弾「プロジェクターについて」はこちらから