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【主催者向け】(3)セミナー開催前に確認したいチェック項目【会場選び】

2020.08.13

セミナー主催のための、会場探しのポイント!
前回までの記事は、目次から飛べます!

第3弾は『プロジェクターについて』
今やセミナー開催において、プロジェクター・スクリーンは必需品!
セミナー内容をわかりやすく伝えるために、PowerPointやKeynoteなどのスライドや、動画、Webページなどなど、様々な資料を映し出すのに使用しますね。
これが無いとセミナーになりません!

当日トラブルが起こらないように、ポイントを押さえておきましょう!

目次
1.立地について
2.会場について
3.プロジェクターについて ←今回はコレ!
4.設備・備品について
5.サービスについて

 
 
今回のテーマ『プロジェクターについて』は
「使用手順をチェック」「接続をチェック」「映りをチェック」の3本でお送りします♪

その前に、ひとつ考えてみたいと思います。
“参加者はセミナーで何を見ているのか”

講師の人柄、話し方、スタッフの態度、セミナー内容、会場の雰囲気、様々あります。
それぞれ加点・減点しながら受講し、終わった時の感覚として、期待値よりも高ければ満足し、
低ければアンチになる可能性もありますね。

主催側としては、できるだけ満足してもらえるものを提供したいと思うわけですが、
これを行なえば間違いなくプラスに働く、ということがあります。
 
 
それは事前準備です!
会場選びの見学から始まり、レイアウトを考え、セミナー構成、資料作り、
何度も原稿を読み返し、練習し、当日も最終リハーサル。
どれをとっても事前準備です。

準備でセミナーの質が決まるといっても過言ではありません!
そのひとつに、プロジェクターの準備もあります。
セミナーを成功させるためのポイントをお伝えします!
 
 

3.プロジェクターについて

使用手順をチェック

まずは当たり前ですが、会場にプロジェクターとスクリーンがあるのか確認しましょう。
ほとんどの場合が追加料金となりますので、金額についても要チェックです。
プロジェクターを持っているので、持ち込みたいというケースもありますが、
今回は最も一般的な、会場のプロジェクターを借り、自分のノートPCを持っていくというケースで話を進めますね。

事前の問い合わせで、プロジェクターを使いたいということを伝えましょう。
しかし、それだけでは不十分です。準備をするのに情報が足りません。
プロジェクターは、天吊り(天井に固定されている)なのか、
専用台があるのか、または机の上に置いて使うのか。
天吊りの場合は、レイアウトに影響が出ませんが、それ以外の場合は机や椅子の配置を考慮しなければなりません。

新橋ビジネスフォーラム プロジェクター

 

細かいことかもしれませんが、当日になって
「あれ?これだと1人座れないぞ」
なんてことになると、バタバタして、落ち着いてセミナーを始められなくなってしまいます。
 
 
はい、ここまで確認できたら次の「接続をチェック」です!
 
 
 

接続をチェック

ここでは、ご自身のPCと会場のプロジェクターを接続できるか、
映したいものを表示させられるかをチェックします!
オススメはやはり、事前見学でPCを持参し、会場スタッフの方と一緒に接続チェックをすることですね!

それではチェック項目ですが、まずは接続端子。
最も多いのはVGA(ブイジーエー)です。D-sub(ディーサブ)と言ったり、D-sub 15ピン(ジュウゴピン)と言ったりもします。
細かい説明は省きますが、下に画像を貼っておきますね!

接続端子にはもう一つ種類があります。HDMI(エイチディーエムアイ)です。
最近はゲーム機とテレビを繋ぐのにも使うので、ゲーム好きな人は馴染みがあるかもしれませんね!

新橋ビジネスフォーラム プロジェクター

 

接続端子の種類を知った所で、ご自身のPCを確認しましょう!
VGAまたはHDMIの端子が付いていますか?

どっちもないよ!という方は、変換アダプターが必要になります。
特にMacの方は、Thunderboltから変換が必要です。
変換アダプターを持っていない方は、ネットで検索すればすぐに出てきますよ!
例えば、「Thunderbolt VGA 変換アダプター」で検索してみてくださいね!

ご自身のPCにある端子まで確認できましたので、あとは会場のプロジェクターと接続できるかですが、
プロジェクターの種類によっては、VGAだけしか繋がらないHDMIだけしか繋がらないということもあります。
そういった場合は、HDMI→VGAの変換アダプター、またはVGA→HDMIへの変換アダプターを準備しましょう!
 
 
ここまでくれば、PCとプロジェクターの接続はできます!
ところが、これで安心するのはまだ早いです。
実際に投影してみましょう。

PCとプロジェクターの接続はできていても、PCの設定によって映したいものが映らないというケースがあります。
しっかり映し出すところまで確認しましょう!

PCの設定でよくあるものだけご紹介しますね!

それは、ディスプレイの表示設定です。
Windowsの場合は、「拡張」になっている場合が多いのでそれを「複製」に変更してください。


 
 
 
Macの場合は、ほとんどが自動で表示されるようになりますが、上手くいかないときは「ディスプレイ」でプロジェクターが認識されているか確認しましょう。
接続ができていても表示できない場合があります。そんな時は解像度を変更してみましょう!
これで多くの場合は表示されます。
それでも解決しない場合は、ネットで調べてみてください^^;


 
 

これでプロジェクターで表示ができました!
それでは次が最後です!
 
 

映りをチェック

プロジェクター最後のチェックポイントです!
映りはセミナー本番で参加者の方に見られるので、一番重要ですね!
 
 
 
1つ目は、映りが薄くないか
プロジェクターは使っていくうちにランプが消耗し、少しずつ薄くなっていきます。
ちゃんとした会場なら、ランプの寿命を確認して交換し、濃さを保っています。
また、部屋の明るさによっても変わってきます。
見づらい場合は部屋の電気をオフにしてもいいですが、参加者がメモを取りづらくなるというデメリットがあります。
夕方で西日が入ってくると、最も見づらくなります。カーテンやブラインドの有無も確認しましょう!
 
 
 
2つ目は、サイズです。
ほとんどの場合、プロジェクターの設定や、設置位置によって映し出すサイズを変えることができます。
見やすいサイズでできるだけ大きくすべきですが、会場に参加者がいることを想定してサイズ調整をしましょう。
天吊りの場合には、大きくしすぎて参加者の頭に被ってしまったり、
専用台に置いて設置した場合は、参加者の導線の邪魔になったりというケースがあります。

これで参加者が気持ちよく、資料を見られる準備が整いました!
 
 
 
今回のトピックはここまで!
セミナー開催においてのプロジェクターについて気を付けるべきチェックポイントいかがでしたでしょうか?
 
 
次回は『4.設備・備品について』です!
最後まで読んでいただき、ありがとうございました!
 
 
 

まとめ

☑プロジェクターの置き場所
☑プロジェクターの接続端子
☑PCの接続端子
☑適切な変換アダプターの準備
☑資料を表示できるか
☑綺麗に映るか
☑適切なサイズか

 

第1弾「立地について」はこちらから

第2弾「会場について」はこちらから

 

第4弾「設備・備品について」はこちらから