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【主催者向け】(2)セミナー開催前に確認したいチェック項目【会場選び】

2020.08.05

セミナー開催における会場選びの第2弾!!
(第1弾の「立地について」は、目次から飛べます。)

さあ、参加者の方々に満足してもらう為の会場探しのポイント、今回のテーマは『会場について』です!
ふんわりしてますが内容としては、建物・空間・スペースとしての部分に着目して、気をつけたいポイントをご紹介していきます。

目次
1.立地について
2.会場について ←今回はコレ!
3.プロジェクターについて
4.設備・備品について
5.サービスについて

まず重要な点をお伝えしておくと、セミナー開催前に“会場見学”しておくことを強くオススメします。
ネットだけではわからない情報がたくさんあります。
より良いセミナーを提供したいとお考えの皆さんには、できるだけ“事前の会場見学”をしていただきたいと思います!

それでは内容に入っていきますが、今回のテーマ『会場について』は
「ビルをチェック」「部屋の雰囲気をチェック」「ルールをチェック」の3本でお送りします♪

2.会場について

 

ビルをチェック

単純に「どんなビルなのかなー」とGoogleストリートビューで見てみるのもアリですが、下記の4項目でお話していきます。

①ビルの入口
②エレベーター
③受付
④トイレ

①ビルの入口
見学をしない場合、意外と抜けがちなポイントです。
ネットで会場を探している際、会場内の写真はチェックしても、ビル入口から会場までの様子を気にする方は多くありません。しかし、これは重要です。なぜなら、当日参加者が通る道だからです。
「セミナーどんな感じかな」「講師の人の話は面白いかな」「他の参加者はどんな人だろう」などなど、期待や不安が入り混じった状況で足を運び、到着したその場所が汚い雑居ビルだったらどうでしょう?
「ちょっと入りづらいからやめとこうかな。そんなに気になるセミナーじゃなかったし」なんてことになりかねません。
ビルの入口は綺麗で、見つけやすい所が望ましいです!

ビル入り口イメージ 第一日比谷ビル

 

②エレベーター
これも事前に見学しないと、なかなか気づきにくいポイントですね。
セミナーの参加者数が少ない場合は気になりませんが、20人や50人、100人以上となれば、ビルに入った後のアクセスにも気をつけましょう。
たまにあるのが、会場自体は広いけど、エレベーターが狭い、数が少ないというケースです。
この場合の対策としては、受付時間を長めに取ることです。
セミナー案内にも「セミナー開始直前は受付が込み合う可能性がございますので、お早めにお越しください」と記載しておくのも良いでしょう。
ただ、その対策ができるのも、事前にエレベーターの情報を得ていた場合のみです。人数の多いセミナーの場合は事前に確認しておきましょう。

エレベーターフリー素材

 

 

③受付
セミナー会場に入る前には、必ず受付をしてもらいますよね?その受付を実施するための受付台が会場の外にある場合と、会場の中でないと置けない場合があります。
オススメは受付台が部屋の外にある会議室です。参加者は自分から部屋の中に入るのは少し勇気がいるので、入る前に受付できるのが望ましいです。
途中参加の方が来た場合も、部屋の外で会話ができるので、セミナーの邪魔にもなりません。
また、部屋の外に受付台を置くことで、部屋の中のレイアウトも考えやすくなります。
部屋の中に受付台をつくる必要がある場合は、会議室のスタッフの方に「他のセミナーではどんな感じで受付してますか?」と聞いてみるのもいいかもしれませんね!

 

新橋ビジネスフォーラム受付

 

 

④トイレ
確認したいのは、トイレの数、男女別か、清潔に保たれているかの3点です。
セミナー開催人数によって、必要なトイレの数は変わってきます。10人までなら1つで充分。
30人になるとセミナーの長さによっては2つ欲しいですね。100人規模になれば、男女別で3つずつは無いと不安です。
また、清潔かどうかは電話やメールでは聞きにくいと思いますので、やはりここも事前の見学でチェックしたいですね!

その他、タバコを吸う人は少なくなってきてはいますが、喫煙場所があるかどうかも一応確認しておいた方がいいでしょう。
参加者の方に聞かれたときに、その場で答えられると印象が良いです。
また、車いすで参加される方がいると予想される場合は、会場まで一人で行けるか、トイレは車いすで使えるかを確認しましょう。
バリアフリー対応の会議室は限られるので、会場探しの際はその点を第1条件で探した方がいいです。

新橋ビジネスフォーラム トイレ

 

 

部屋の雰囲気をチェック

さあ、いよいよ会場内についてです。
ネットに掲載されている写真は信用しないでください(笑)。
私も実際に会場に行ったら、ネットの写真と全然違う部屋に驚いたことがあります。やはり事前の見学は重要です。
ここでは3つの項目でお伝えします。

①清潔感
②明るさ
③臭い

①清潔感
写真では綺麗に見えても、実際に行ってみたら壁が汚れていたり、床にシミやゴミが落ちていたりなんてことがあります。
もちろんネットの口コミを参考にするのも有効ですが、口コミというのはかなり主観的な意見なので、参考にする程度にとどめておきましょう。むやみに信用するのはオススメしません。
清潔感は、セミナーの印象に影響します。綺麗な会場だと、参加者の思考もクリーンな状態で受講できるでしょう。

新橋ビジネスフォーラム

 

 

②明るさ
会場内の明るさは、照明だけでなく窓でも変わります。できるだけ明るい会場で開催したいですよね!
これも事前の見学で要チェックです。ネットの写真は信用できませんから(笑)。
窓がついている方角もチェックです。西日が眩しいけど、ブラインドがついてない!なんてことがあると困りますね。
できれば、セミナー開催予定の時間と同じ時間帯に見学に行くことをオススメします。

 

新橋ビジネスフォーラム

 

 

 

③臭い
特に地下の会場だとありがちな、臭い問題。これは口コミでも結構確認できるポイントですが、すでに改善されている可能性もあります。
清掃不足によるものなのか、ビル側の異臭なのか、様々な原因が考えられますが、使う側からすればそんなこと関係ないですよね。口コミや、見学で確認しましょう!

その他、参加者もPCを使用するセミナーの場合は、電源のチェックもお忘れなく!壁だけにある場合と、床に埋め込まれている場合もあります。

ルールをチェック

利用について、会場ごとに細かくルールが決められています。開催する内容に合わせて、しっかり確認しましょう。
一番早いのは、「こんな内容でセミナーを開催するんですが、気を付けた方がいいことはありますか?」と聞いてしまうことですね!
ここでは、2つの項目をご紹介していきます。

①音
②飲食

 

①音
音をどの程度まで出してもいいのかは、ビルによって変わります。
多くの会場では、マイクやスピーカーがついているので、普通に話す分には問題ないでしょう。
しかし、映像や音楽を大きな音で流す場合は、事前に会場に確認することが望ましいです。
近隣や上下階からクレームが入って、セミナーが中断するのは避けたいですからね。

新橋ビジネスフォーラム スピーカー

 

 

②飲食
お昼休みや、セミナー後の懇親会で、飲食をするケースもあります。
この場合、まず飲食が可能か、懇親会でのアルコールは問題ないかを確認します。
OKであれば、ついでにお弁当や、ケータリングの手配はお願いできるか聞いてみましょう!会場側でお願いできれば手間が一つ減り、セミナーの準備に集中できますね!

 

ケータリング デルマール

 

 

開催するセミナー内容に合わせて、会場のルールをしっかり確認しておきましょう!

 

はい、今回はここまでです!
前回よりも長くなってしまいましたが、最後まで読んでくださりありがとうございました!

 

チェックポイントまとめておきます!
次回は「3.プロジェクターについて」です!お楽しみに!

 

 

まとめ

☑ビルの入口は綺麗か
☑エレベーターは充分な広さ・数か
☑受付台は使えるか
☑トイレは充分な数か
☑会場は清潔感があるか
☑充分な明るさか
☑嫌な臭いはしないか
☑音はどこまで出せるか
☑飲食は可能か
 

第1弾「立地について」はこちらから